Порядок проставлення апостиля
Спеціальний штамп «Apostille» засвідчує справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичність відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ.
Апостиль проставляється:
- на документах, які виходять від органів судової влади України;
- на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції;
- на адміністративних документах;
- на документах про освіту та вчені звання;
- на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;
- на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.
Апостиль не проставляється на:
- оригіналах паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи;
- оригіналах, копіях (фотокопіях) нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документах, що мають характер листування.
Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля.
Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.
Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом документів, що стосуються сфери освіти і науки, засвідчених у встановленому порядку на території України, лише після попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналів цих документів.
Апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або будь-якого пред'явника документа.
Для проставлення апостиля необхідно подати:
- оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;
- документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, чи його копію, засвідчену в установленому порядку;
- заяву від особи, яка подає такі документи.
У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо:
- документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції;
- не підтверджено якість особи, в якій вона виступала, справжність підпису на документі якої перевіряється при проставленні апостиля;
- документ не відповідає зразку або формі, встановленому на дату його видачі та/або не відповідає вимогам щодо складу та порядку розміщення обов'язкових реквізитів, який повинен містити такий документ;
- текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;
- документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку;
- у документі є незастережені виправлення або дописки;
- до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі;
- компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів.
Апостиль установлюється у формі штампа розміром 10 х 10 см, у межах якого розміщено текст відповідно до зразка.
Під штампом апостиля, сформованого за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, або під штампом апостиля на документах, що стосуються сфери освіти і науки, за рішенням компетентного органу розміщується додаткова інформація.
Апостиль проставляється у формі відбитка штампа, візуалізації на папері апостиля, сформованого за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, або візуалізації на папері апостиля, сформованого за допомогою інформаційної системи. Розмноження та копіювання (фотокопіювання) апостиля не дозволяється.
Апостиль проставляється безпосередньо на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші посадовою особою компетентного органу.
У разі якщо проставлення апостиля здійснюється посадовою особою компетентного органу шляхом внесення запису до Реєстру про проставлений апостиль, посадова особа територіального органу компетентного органу візуалізує апостиль, сформований за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, безпосередньо на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші.
У разі проставлення апостиля на окремому від документа аркуші документ і аркуш з апостилем скріплюються шляхом прошивання ниткою (стрічкою) білого або червоного кольору в спосіб, який унеможливлює їх роз'єднання без пошкодження аркуша, та засвідчуються підписом і печаткою посадової особи компетентного органу. Кількість скріплених аркушів підтверджується підписом посадової особи, яка проставляє апостиль.
У разі якщо візуалізація апостиля, сформованого за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, здійснюється на окремому аркуші, місце скріплення документа та аркуша з апостилем засвідчується підписом посадової особи територіального органу компетентного органу та печаткою компетентного органу.
Листок з апостилем повинен бути скріплений з документом указаним вище способом також у тому разі, коли документи мають тверду обкладинку (наприклад, документи, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану, дипломи тощо).
На аркуші з апостилем проставляється печатка компетентного органу так, щоб одна її частина була на аркуші з апостилем, а інша - на останній сторінці документа.
Усі пункти апостиля та додаткова інформація під штампом апостиля заповнюються українською мовою або за рішенням компетентного органу українською та іншими мовами одночасно.
Виправлення або зміна тексту апостиля не допускається.
Проставлення апостиля реєструється в окремому журналі або шляхом внесення інформації до бази даних відповідної інформаційної системи, де зазначаються:
дата і ким проставлений апостиль;
прізвище особи, яка підписала поданий документ, та якість, в якій вона виступала, а стосовно документів, які не підписані, - назву органу, що проставив печатку або штамп.
